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総務部文書課 |
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東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号）の本文はこちら 以下は、東京都文書管理規則の制定及び改正の経過と、その概要です。 平成22年東京都規則第146号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）に定める部課長級の職及び名称が改正されたことに伴い、所要の改正を行う（第2条第10号、第7条、第26条第1項、同条第2項の表及び第65条第1項）。 ２ 公布日及び施行日 公布日 平成22年7月15日 施行日 平成22年7月16日 平成22年東京都規則第66号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 東京オリンピック・パラリンピック招致本部が廃止されることに伴い、所要の改正を行う。（第2条第4号関係）
２ 公布日及び施行日 公布日 平成22年3月31日 施行日 平成22年4月1日 平成21年東京都規則第35号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、規定整備に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）第二条第二十号中「の電子文書交換システムにより」を「を通じて」に改める。
（２）第九条の見出し中「管理」を「収受」に改める。 （３）第三十二条中「第四十二条第一項」の下に「及び第二項」を加える。 （４）第四十五条（見出しを含む。）中「文書管理事項一覧」を「文書等一覧」に改める。 （５）第四十六条第二項中「定めのある文書等については」の下に「当該」を加える。 ２ 公布日及び施行日 公布日 平成21年3月31日 施行日 平成21年4月1日 平成21年東京都規則第35号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、規定整備に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）用語の定義について規定を整備しました。（第2条第20号） （２）文書の収受に関する帳票について規定する条文の見出しについて、文書管理帳票を文書収受帳票に改めました。（第9条見出し） （３）使用を終了し、引継ぎがされていない文書等の処理の促進について規定を整備しました。（第32条） （４）文書総合管理システムに文書管理事項を記録した文書等について、文書管理事項一覧を文書等の一覧に改めました。（第45条（見出しを含む。）） （５）法令等により保存期間の種別を定める文書等について規定を整備しました。（第46条第2項） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成21年3月31日 施行日 平成21年4月1日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成20年東京都規則第63号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）の一部改正等に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）知事本局において総務部が設置されることに伴い、所要の改正を行いました。（第9条第2号、第13条第4項の表一の項、第19条第1項及び別記第2号様式） （２）用語の定義を追加しました。（第2条第7の2号、第11の2号及び第17の2号） （３）文書記号及び文書番号について規定を整備しました。（第12条第6項） （４）発信者名について規定を整備しました。（第22条） （５）審査について規定を整備しました。（第26条第1項の表） （６）文書等の整理について規定を整備しました。（第39条第4項） （７）事務室内における保存について規定を整備しました。（第40条第1項及び第2項） （８）秘密文書の指定を解除した文書等において、当該秘密文書の指定に係る記録を削除するものから、保有個人情報を開示する旨が決定された限りにおいて指定を解除された秘密文書を削除しました。（第61条第2項及び第3項） （９）様式を整備しました。（別記第1号様式） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成20年3月31日 施行日 平成20年4月1日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成19年東京都規則第50号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。
この一部改正は、地方自治法（昭和22年法律第67号。以下「法律」という。）の改正に伴い出納長が廃止されること及び長期保存文書に係る事務の見直し等により所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）出納長及び出納長室が廃止され、会計管理者が設置されることに伴い、所要の改正を行いました。（第2条第4号及び第8号、第5条第1項及び第2項、第13条第3項及び第4項、第14条第1項及び第2項、第16条第3項第2号、第22条第1項、第26条第1項、第46条第3項、第47条第3項及び第4項、第58条、別表関係） （２）本庁に到達した文書のうち、差押通知書等の一部について取扱いを改めました。（第13条第4項及び第16条第3項第2号関係） （３）文書総合管理システムに文書管理事項を記録した文書等について、文書管理事項の一覧を管理することに改めました。（第45条関係） （４）保存期間が長期の文書等の公文書館の長への引継ぎをする期間を改めました。（第49条第1項、第2項及び第3項関係） （５）長期保存文書以外の文書等で公文書館が引き継ぎを受けた文書等について、その文書等の歴史的資料としての保存価値を評価し直す時期を改めました。（第54条第3項関係） （６）長期保存文書以外の文書等で公文書館が引き継ぎを受けた文書等（５）の保存価値の再評価を行った結果、保存する必要がなくなった文書等の廃棄について、手続きの簡素化を図りました。（第54条第4項及び第5項関係） （７）請負又は委託による事業に関するもの及び物件の買入れ等に関するものの保存期間について、保存期間別の予定価格を改めました。（別表関係） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成19年3月30日 施行日 平成19年4月1日 本改正前の保存期間が長期の文書等については、この改正にかかわらず、従前のとおりとする。 ●東京都文書管理規則の改正について 平成18年東京都規則第136号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、長期継続契約を締結することができる契約を定める条例（以下「条例」という。）の制定のほか東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 (１) 条例の制定に伴い、規則の別表起案文書の部請負又は委託による事業に関するものの項及び物件の買入れ等に関するものの項について「予定価格が二億円以上の請負又は委託により行う工事、船舶の製造、修繕、通信及び運搬に係る役務の提供に関するもの（上記のものを除く。）」を「予定価格が二億円以上（長期継続契約にあっては、月額に十二を乗じて得た額又は年額が二億円以上）の請負又は委託により行う工事、船舶の製造、修繕、通信及び運搬に係る役務の提供に関するもの（上記のものを除く。）」等に改正しました。（別表関係） (２) 東京オリンピック招致本部が設置されることに伴い、所要の改正を行いました。（第2条第4号関係） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成18年3月31日 施行日 平成18年4月1日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成17年東京都規則第136号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 大学管理本部及び新銀行設立本部が廃止されること並びに青少年・治安対策本部が設置されることに伴い、所要の改正を行いました。（第2条第4号関係） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成17年7月15日 施行日 平成17年7月16日 ただし、青少年・治安対策本部は、同年8月1日から施行。 ●東京都文書管理規則の改正について 平成17年東京都規則第96号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都個人情報の保護に関する条例（平成2年東京都条例第113号。以下「条例」という。）及び東京都事案決定規程（昭和47年東京都訓令甲第10号。以下「規程」という。）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものであり、その概要は下記のとおりです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）条例の一部改正に伴い、文書管理規則の秘密文書の指定の解除の条項中、「個人情報」を「保有個人情報」に改正しました。（第60条第3項） （２）条例の一部改正に伴い、文書管理規則別表中起案文書のうち個人情報の開示又は訂正に関するものについて「個人情報」を「保有個人情報」に改める等の改正を行いました。 （３）規程の一部改正に伴い、規則の別表中起案文書のうち請負又は委託による事業に関するものについて、保存期間が５年の文書は予定価格が１億円以上のものから２億円以上のものに、保存期間が３年の文書は予定価格が１億円未満のものから２億円未満のものに改正しました。 ２ 公布日及び施行日 平成17年4月1日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成16年東京都規則第298号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例（以下「オンライン通則条例」という。）の制定のほか、労働組合法の一部を改正する法律（平成16年法律第140号）の成立に伴い、所要の改正を行ったものです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）オンライン通則条例の制定に伴い、文書管理規則の中で先行して電子化を規定している条項について、オンライン通則条例を適用除外とするため、一部改正を行いました。（第66条） （２）労働組合法の一部を改正する法律の成立に伴い、文書管理規則中の「地方労働委員会事務局」を「労働委員会事務局」に改めました。（第2条第4号、第26条） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成16年12月24日 施行日 平成17年１月１日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成16年東京都規則第242号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都組織規程（昭和27年東京都規則第164号）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものです。 １ 文書管理規則の改正概要 新銀行設立本部が設置されることに伴い、所要の改正を行う。（第2条第4号関係） ２ 公布日及び施行日 公布日 平成16年7月30日 施行日 平成16年8月 1日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成16年東京都規則第131号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、東京都組織条例（昭和35年東京都条例第66号）の一部改正に伴い、所要の改正を行ったものです。 １ 文書管理規則の改正概要 知事本部が廃止され、知事本局が設置されることに伴い、所要の改正を行う（第2条第4号、第9条第2号、第13条第4項の表1の項、第19条第1項及び別記第2号様式） ２ 公布日及び施行日 平成16年4月1日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成15年東京都規則第181号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）の施行に伴い、所要の改正を行ったものです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）本庁に到達した文書及び局の庶務主管課における文書の取扱い（第13条、第14条関係） 信書便の役務のうち書留扱いに準ずるものとして知事が定めるものによる文書の取扱いを追加した。 （２）発送（第36条関係） 郵送を郵便による送付又は信書便による送付に改めた。 ２ 公布日及び施行日 平成15年7月11日 ●東京都文書管理規則の改正について 平成15年東京都規則第125号によって、東京都文書管理規則（平成11年東京都規則第237号。以下「文書管理規則」という。）の一部を改正しました。 この一部改正は、平成15年4月からの文書総合管理システムの全面稼働に伴い、文書等の記録方法の変更、電子文書の取扱い等の所要の改正を行う必要があるため行ったものです。 １ 文書管理規則の改正概要 （１）電子文書・紙文書等の登録管理 ア 文書等の記録等 （ア）文書等の管理は、文書総合管理システムで行うことを規定する（第8条の2）。 （イ）全庁で文書総合管理システムを利用することになるため、対象課を限定していた記述を削除する（第11条）。 （ウ）保存期間が一年以上の文書等（収受文書、起案文書、供覧文書、資料文書等）について、件名、文書番号等の管理上必要な事項（以下「文書管理事項」という。）を文書総合管理システムに記録する（第8条の2、12条の4、16条、24条、30条、31条）。 （エ）電子決定方式による事案の決定後及び施行後又は書面決定方式による事案の決定後若しくは施行後に文書総合管理システムに文書管理事項を記録する規定を新設する（第28条の2）。 （オ）供覧文書の回付終了後に文書総合管理システムに文書管理事項を記録する規定を追加する（第30条）。 （カ）常用指定をした場合、文書総合管理システムに文書管理事項を記録する旨の規定を追加する（第41条）。 （キ）ファイル責任者は、引継ぎを受けた文書等に係る文書管理事項を文書総合管理システムに記録する（第42条）。 （ク）公文書館長への保存期間別一覧の送付は、総務局長が文書総合管理システムで一括して行うものとする（第45条）。 （ケ）文書等を廃棄する場合は、文書総合管理システムに廃棄する旨を記録する（第53条）。 （コ）秘密文書の指定をした場合、文書総合管理システムに秘密文書指定事務に係る事項を記録する。また、秘密文書の指定を解除したときは、記録を削除する（第59条、61条）。 イ 文書記号の扱い（第12条） 文書総合管理システムに文書管理事項を記録する文書等について一括して管理する必要が認められる場合は、特例的な文書記号をつけることができる規定を追加する。 ウ 収受文書に基づく起案の扱い（第24条） 収受文書に基づき起案を行う場合でも、特例管理帳票を利用する場合を除き新たに文書番号を付すこととするため、当該収受文書の文書記号及び文書番号を用いることができる旨の規定を改正する。 エ 電子文書の利用（第49条の2） 主務課長は、職員が電子文書を利用するため、文書総合管理システムを利用して公開件名等の事項を提供することを規定する。 （２）電子文書の取扱い、電子決定等 ア 電子文書の収受の規定の変更（第12条の2、第12条の3、第12条の4、17条） （ア） 電子文書の収受の取扱について規定した。 ・情報処理システムにより主務課に到達した電磁的記録等のうち収受の処理が必要なものは、文書総合管理システムに記録する。このうち、保存期間が1年以上の電子文書は、文書総合管理システムに件名、文書番号等の文書管理事項を記録し、保存する。また、保存期間が１年未満の電子文書も分類記号等を付して、文書総合管理システムで保管する。 ・受信した課の所管でない電子文書は、当該課において、文書総合管理システムで当該文書の主務課へ転送する旨の規定を新設する。 ・特別の事情があるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体による収受ができる規定を新設する。 ・ファクシミリについては、紙に出力し、記録がなされた紙を到達した文書とみなし、収受処理を行う。 イ 起案（第20条） 起案は、原則として文書総合管理システムにより電磁的に表示し記録する方式（電子起案方式）で行うこととし、主務課長が、事務処理の効率等の観点から合理的であると認める場合は、起案用紙による起案ができるものとする。 ウ 決定関与方式（第25条） 審議、審査又は協議については、文書総合管理システムにより決定関与した旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式（電子関与方式）の規定を追加する。 エ 回付（第27条） （ア）電子起案方式の回付は、電子回付方式により行うことを規定する。 （イ）電子回付方式の協議は、協議を行う者に一斉に回付する方式で行うことができる旨を規定する。 （ウ）電子回付の途中から起案用紙による回付方式に変更することができることを規定する。 オ 事案の決定等（第3条ほか） 事案の決定は、原則として文書総合管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式（電子決定方式）で行うこととし、主務課長が、事務処理の効率等の観点から合理的と認める場合は、従来の書面による決定ができるものとする。 カ 供覧（第30条） 供覧を文書総合管理システムで行う規定を追加するとともに、電子メールを利用する供覧の規定を削除する。 キ 資料文書等の登録（第31条） 資料文書等を必要に応じ、文書総合管理システムに記録し、保存する旨の規定を追加する。 ク 発送（第36条） 施行文書の発送手段として、文書総合管理システムによる送信及び通信回線の利用による情報処理システムからの送信の規定を追加する。 ケ 電子文書保存（第38条の2） 電子文書は、文書総合管理システムで整理し、保存する旨の規定を新設する。 コ 文書の廃棄（第56条） 秘密の取扱を特に必要とする電子文書の廃棄の方法として消去を加える。 （３）その他 ア 定義の追加 （ア）文書の定義を新設（第2条第2号） （イ）電子文書の定義を新設（第2条第3号） （ウ）収受文書の定義を新設（第2条第15号） （エ）文書総合管理システムの定義を新設（第2条第18号） イ 文書主任及び文書取扱主任の職務の追加（第6条） 文書総合管理システムの利用に係る調整等に関することを追加する。 ２ 公布日 平成15年3月31日 ３ 施行日 平成15年4月1日 ●東京都文書管理規則の改正について １ 文書管理規則の改正概要 (1) 文書総合管理システムの稼働に関する事項 ア 文書総合管理システムを利用して文書管理台帳を作成することを規定（第11条） イ 秘密文書の文書管理台帳への登録及び抹消を規定（第59条、第61条） (2) 総合行政ネットワーク（ＬＧＷＡＮ）に関する事項 ア 電子署名及び総合行政ネットワーク文書の定義の追加（第2条） イ 文書主任（文書取扱主任）の職務に総合行政ネットワークに関する業務を追加（第6条）。 ウ 総合行政ネットワーク文書の収受、電子署名、発送等を規定（第17条、第35条、第37条） (3) 一定の様式の画面から入力する方法によりデータベースに到達した電磁的記録（以下、「フォーム入力記録」という。）に関する事項 ア 送受信装置の範囲を改め、「電子メール」に限定した表現を改正（第17条）。 イ フォーム入力記録についての取り扱いを追加（第17条）。 ２ 公布日 ３ 施行日 ●東京都文書管理規則の改正について １ 公布日 ２ 施行日 ●東京都文書管理規則の改正について １ 公布日 ２ 施行日 ●東京都文書管理規則の改正について １ 文書管理規則の改正概要 (1) 収受に関する事項（第17条関係） ア 電子メールの利用に係る電磁的記録の収受に関し、より具体的な規定に整備しました。このことにより、必ずしも紙に記録することなく、電磁的記録のまま処理し、保存しておくことも可能となりました。 イ 都に対する通信回線を利用した申請、届出等の行為に係る電磁的記録の収受は、主務課長に対して総務局長が事前に承認した場合に限ることとしました。 (2) 事案の決定、起案及び決定関与に関する事項（第3条、第20条、第25条関係） ア 事案の決定の方式として、事案を決定する旨を電磁的に表示し、決定する方式を可能としました。ただし、事前に総務局長の承認を得た情報処理システムによる場合に限ることとしました。 イ 起案及び決定関与の方式についても、同様としました。 (3) 供覧に関する事項（第30条関係） 電子メールによる供覧をすることができる旨、規定上明らかにしました。 ２ 公布日及び施行日 ●東京都文書管理規則の制定について １ 規則の概要 (1) 文書管理の対象の拡大 文書管理制度の対象を拡大し、新たに資料文書及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られた記録をいう。）を加えます。 (2) 分類の方法 文書等の分類は、旧規程と同様に、大項目、小項目、細項目の３段階の階層構造とします。 (3) 保存期間 保存期間の種別に、新たに「１年未満」を設け、「長期」、「１０年」、「５年」、「３年」、「１年」及び「１年未満」の６種とします。 (4) 文書管理台帳への登録 個々の文書等の登録の方法は、旧規程の「文書管理カード」に替えて、新規則ではパソコンによる「文書管理台帳」を原則とします。 (5) 文書等の廃棄 文書等の保存期間が終了したときは、その文書等を廃棄するものとします。 ２ 公布日 ３ 施行日 |
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