文書管理規則本文

東京都文書管理規則の施行について

東京都文書管理規則

平成一一年一二月三日
規則第二三七号
改正 平成一二年一〇月一六日規則第三六九号
平成一三年  三月三〇日規則第一三一号
平成一三年  六月二九日規則第二〇二号
平成一四年  三月二九日規則第一二八号
平成一五年  三月三一日規則第一二五号
平成一五年  七月十一日規則第一八一号
平成一六年  四月 一日規則第一三一号
平成一六年  七月三〇日規則第二四二号
平成一六年一二月二四日規則第二九八号
平成一七年  四月 一日規則第  九六号
平成一七年  七月一五日規則第一三六号
平成一八年  三月三一日規則第一一九号
平成一九年  三月三〇日規則第 五〇号
平成二〇年 三月三一日規則第 六三号
平成二〇年 七月 一日規則第一五一号
平成二一年 三月三一日規則第 三五号
平成二二年 三月三一日規則第 六六号
平成二二年 七月一五日規則第一四六号
平成二六年 七月 九日規則第一一五号
平成二七年 一月 九日規則第  一号
平成二七年 三月二五日規則第 二一号
平成二七年 三月二五日規則第 二八号
平成二七年一二月二四日規則第一九八号

目次


 第一章 総則(第一条―第十二条)

 第二章 文書等の収受等
  第一節 電子文書の収受及び配布(第十二条の二―第十二条の四)
  第二節 文書の収受及び配布(第十三条―第十九条)

 第三章 文書の作成等(第二十条―第三十七条)

 第四章 文書等の整理及び保存
  第一節 通則(第三十八条―第四十一条)
  第二節 文書等の引継ぎ等(第四十二条―第四十五条)
  第三節 文書等の保存期間(第四十六条―第四十九条)
  第四節 文書等の利用(第四十九条の二―第五十二条)
  第五節 文書等の廃棄(第五十三条―第五十六条)

 第五章 秘密文書の処理(第五十七条―第六十三条)

 第六章 補則(第六十四条―第六十七条)

 附則

第一章 総則

(通則)
第一条 東京都(以下「都」という。)の文書等の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。
(用語の定義)
第二条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
二 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
三 電子文書 電磁的記録のうち、第十八号の文書総合管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。
四 局 東京都組織規程(昭和二十七年東京都規則第百六十四号。以下「組織規程」という。)第八条第一項に規定する本庁の局並びに青少年・治安対策本部、病院経営本部、中央卸売市場、労働委員会事務局及び収用委員会事務局をいう。
五 所 組織規程別表三に掲げる本庁行政機関及び組織規程別表四に掲げる地方行政機関で本庁の部に相当するものをいう。
六 課 局及び所の課(課に相当する室並びに組織規程別表三に掲げる本庁行政機関及び組織規程別表四に掲げる地方行政機関で本庁の課に相当するものを含む。)をいう。
七 庶務主管課 局又は所の庶務をつかさどる課(総務局にあっては、総務局総務部文書課(以下「文書課」という。))をいう。
七の二  主務課 当該文書等に係る事案を担当する課をいう。
八 局長 局の長をいう。
九 部長 局の部長及び担当部長並びに局に置かれるこれらに相当する職並びに所の長をいう。
十 課長 組織規程第十一条第一項に規定する課長及び室長並びに同条第二項に規定する担当課長並びに同条第三項に規定する副監察員のうち総務局長の指定するもの並びに組織規程別表三に掲げる本庁行政機関及び組織規程別表四に掲げる地方行政機関においてこれらに相当する職をいう。
十の二 課長代理 組織規程第十二条に規定する課長代理並びに組織規程別表三に掲げる本庁行政機関及び組織規程別表四に掲げる地方行政機関においてこれらに相当する職をいう。
十一 庶務主管課長 庶務主管課の長をいう。
十一の二 主務課長 主務課の長をいう。
十二 審議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決定のための案を記載した電子文書又は文書(以下「起案文書」という。)について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。
十三 審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。
十四 協議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。
十五 収受文書 第十二条の三及び第十二条の四の規定により収受の処理をした電子文書又は第十三条から第十七条までの規定により収受の処理をした文書をいう。
十六 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第三十条第一項の規定により回付する電子文書又は文書で意思決定を伴わないものをいう。
十七 資料文書 文書等のうち、次に掲げる文書等以外のものをいう。
イ 起案文書、供覧文書、帳票、図画、写真及びフィルム
ロ 第四十八条第一項の規定により主務課長が定めた保存期間が一年以上の収受文書
十七の二 対内文書 この規則が適用される機関相互間の文書等をいう。
十八 文書総合管理システム 電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。)を利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで総務局長が管理するものをいう。
十九 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
  イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
  ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
二十 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークを通じて交換される電磁的記録をいう。
(平一二規則三六九・平一三規則一三一・平一三規則二〇二・平一四規則一二八・平一五規則一二五・平一六規則一三一・平一六規則二四二・平一六規則二九八・平一七規則一三六・平一八規則一一九・平一九規則五〇・平二〇規則六三・平二〇規則一五一・平成二一規則三五・平成二二規則六六・平成二二規則一四六・平二七規則一・平二七規則二八・一部改正)
(事案の決定の方式)
第三条 事案の決定は、第二十条第一項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が文書総合管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決定方式」という。)により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、第二十条第二項の書面起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が署名し、又は押印する方式(以下「書面決定方式」という。)により事案の決定を行うことができる。
3 前二項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後にこの規則に規定する決定の手続を行わなければならない。
(平一二規則三六九・平一五規則一二五・一部改正)
(文書等の取扱いの基本)
第四条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(文書主任及び文書取扱主任の任免)
第五条 局の庶務主管課に文書主任を、その他の課に文書取扱主任を置く。ただし、局長が文書取扱主任を置く必要がないと認める課については、この限りでない。
2 文書主任及び文書取扱主任は、局長が任免する。
3 局の庶務主管課長は、文書主任の任免があったときは、速やかに総務局総務部文書課長(以下「文書課長」という。)に通知するものとする。
(平一三規則二〇二・平一九規則五〇・一部改正)
(文書主任及び文書取扱主任の職務)
第六条 文書主任及び文書取扱主任は、上司の命を受け、文書主任にあってはその所属する局及び課、文書取扱主任にあってはその所属する課における次の事務に従事する。
一 文書等の取得、配布及び処理の促進に関すること。
二 起案文書の審査に関すること。
三 法規の調査及び解釈に関すること。
四 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
五 東京都公文書館(以下「公文書館」という。)への文書等の引継ぎに関すること。
六 総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。
七 文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)の指導及び改善に関すること。
八 文書総合管理システムの利用に係る調整等に関すること。
九 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(平一四規則一二八・平一五規則一二五・一部改正)
(ファイル責任者等の設置)
第七条 課長(組織規程第十一条第二項に規定する担当課長並びに組織規程別表三に掲げる本庁行政機関及び組織規程別表四に掲げる地方行政機関においてこれに相当する職を除く。以下この条及び第二十六条第二項の表において同じ。)は、その所管する課(第五条第一項ただし書の規定により文書取扱主任を置かない課を除く。)の職員(文書主任及び文書取扱主任を除く。)のうちからファイル責任者を一人指名する。ただし、文書等の発生量が少ないため、ファイル責任者を置く必要がないと認められる場合には、課長は、局の庶務主管課長の承認を得て、ファイル責任者を置かないことができる。
2 課長は、必要があると認めるときは、ファイル責任者の補助者を置くことができる。
(平二二規則一四六・一部改正)
(ファイル責任者の職務)
第八条 ファイル責任者は、その所属する課の文書主任又は文書取扱主任の職務を補佐するとともに、次条第二項に規定する文書管理事項に係る文書総合管理システムへの記録並びに第九条の文書の収受に関する帳票及び第十条第一項の特例管理帳票による文書等の管理に係る記録の管理に関する事務に従事する。
2 前条第一項の規定によりファイル責任者を置かない場合におけるファイル責任者の職務は、文書取扱主任(第五条第一項ただし書の規定により文書取扱主任を置かない課にあっては、当該課の庶務主管課長等)が行う。
(平一五規則一二五・一部改正)
(文書等の管理)
第八条の二 別に定めのある場合を除き、文書等の管理は、文書総合管理システムにより行うものとする。
2 主務課長は、文書等のうち第四十八条第一項の規定により主務課長が定めた保存期間が一年以上であるものについては、その件名、第十二条第一項の文書記号、同条第四項の文書番号、第三十八条第一項の分類記号、第四十八条第一項の保存期間その他の総務局長が定める文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を文書総合管理システムに記録するものとする。
(平一五規則一二五・追加)
(文書収受帳票)
第九条 文書の収受に関する帳票及びその使用の方法は、次に定めるとおりとする。
一 文書授受簿(別記第一号様式) 文書課長が第十三条第四項の表第二号から第四号まで及び同条第五項に掲げる文書を局の庶務主管課長に配布する場合、局若しくは所の庶務主管課長が第十四条第二項(第十五条において準用する場合を含む。)の表第一号から第四号まで及び同条第三項(第十五条において準用する場合を含む。)に掲げる文書を主務課長(同表第一号に掲げる文書にあっては、所の庶務主管課長及び名宛人の属する課の長を含む。)に配布する場合又は主務課長が第十六条第二項の表第一号に掲げる文書を名宛人に引き渡す場合に、その経過を記載する。
二 親展(秘)文書送付簿(別記第二号様式) 文書課長が第十三条第四項の表第一号に掲げる文書を政策企画局総務部長に配布する場合に、その経過を記載する。
(平一二規則三六九・平一三規則一三一・平一五規則一二五・平一六規則一三一・平二〇規則六三・平二一規則三五・平二六規則一一五・平二七規則一・一部改正)
(特例管理帳票)
第十条 第八条の二第一項の規定にかかわらず、同種の文書等を定例的に処理する場合においては、主務課長は、局の庶務主管課長の承認を得て、文書総合管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するための帳票(以下「特例管理帳票」という。)を使用して当該文書等の管理を行うことができる。
2 前項の規定により特例管理帳票を定めた場合においては、主務課長は、文書課長にその様式(第四項の方式による場合にあっては、当該帳票に記載すべき事項)を通知するものとする。
3 文書課長は、前項の規定による通知を受けた場合においては、当該通知に係る特例管理帳票について登録番号を付して登録し、当該通知をした主務課長にその登録番号を通知するものとする。
4 主務課長は、特例管理帳票を使用する場合において、記載すべき事項をパーソナルコンピュータ(以下「パソコン」という。)に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。
(平一四規則一二八・平一五規則一二五・一部改正)
第十一条 削除
(平一五規則一二五)
(文書記号及び文書番号)
第十二条 局の庶務主管課長は、次に掲げる文書等に付する記号として、当該局に属する課ごとに、当該文書等を取得し、又は作成した日の属する会計年度の数字と当該局、部及び課又は当該局の所及び課を表す原則として四以内の文字とを合わせた記号(以下「文書記号」という。)を定めるものとする。
一 起案文書
二 保存期間が一年以上の収受文書
三 供覧文書
四 第三十一条第一項の規定により文書総合管理システムに文書管理事項を記録する文書等
2 前項の規定にかかわらず、主務課長は、特例管理帳票に文書管理事項を記録する文書等について、局の庶務主管課長の承認を得て、前項の規定により定める当該主務課の文書記号に当該特例管理帳票に係る事案を表示する一の文字を加えた記号をもって、その文書記号を定めるものとする。
3 前二項の規定にかかわらず、主務課長は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録する文書等について、一括して管理する等の特別な事情があると認める場合には、局の庶務主管課長の承認を得て、第一項の規定により定める当該主務課の文書記号に一の文字を加えた記号をもって、その文書記号を定めることができる。
4 主務課長は、第一項各号に掲げる文書等については、毎年四月一日以降第一号から一連番号による文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し始め、翌年三月三十一日に止めるものとする。
5 前項の規定は、特例管理帳票に文書管理事項を記録する文書等について準用する。
6 前二項の規定にかかわらず、訴訟、工事、契約等に係る文書等でそれらの事案の発端となった文書等と一件態として管理する必要があるものを作成し、又は取得した場合において、特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、主務課長は、当該文書等について、局の庶務主管課長の承認を得て、その事案の発端となった文書等の文書番号の枝番号を用いることができる。
7 文書等(帳票を除く。)のうち、第一項各号に掲げるもの又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものについては、当該文書等に係る事案を担当する者(以下「事務担当者」という。)は、当該文書等に文書記号及び文書番号を記録するものとする。
(平一二規則三六九・平一四規則一二八・平一五規則一二五・平二〇規則六三・一部改正)

第二章 文書の収受等
(平一五規則一二五・改称)

第一節 電子文書の収受及び配布
(平一五規則一二五・追加)
(電磁的記録の受信等)
第十二条の二 電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下単に「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。ただし、当該電磁的記録が都に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、当分の間、当該電磁的記録の受信を行う情報処理システム(総務局長が別に定めるものを除く。)について、事前に総務局長の承認を得なければならない。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。 3 情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。
(平一五規則一二五・追加)
(電子文書の収受の処理)
第十二条の三 主務課長は、情報処理システムを利用して主務課に到達し、又は前条第二項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書総合管理システムに記録するものとする。
2 主務課長は、前項の規定により記録した電子文書(前条第二項に係るものを除く。)が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに文書総合管理システムにより当該電子文書を所掌する課へ転送するものとする。
3 第一項の場合において、情報処理システムに到達した電磁的記録が一定の様式の画面から入力する方法により到達したもの(以下「フォーム入力記録」という。)であるときは、複数の記録をまとめて一件として文書総合管理システムに記録することができる。
(平一五規則一二五・追加)
第十二条の四 主務課長は、必要に応じ文書総合管理システムを利用して主務課に到達した電子文書又は前条第一項の規定により文書総合管理システムに記録した電子文書(以下この条においてこれらを「到達した電子文書」という。)を、当該到達した電子文書の事務担当者又は当該到達した電子文書を所掌する係に配布するものとする。
2 到達した電子文書の事務担当者は、次の表に定めるところにより収受の処理を行うものとする。
番号文 書 の 種 別処 理 方 法
保存期間が一年以上の到達した電子文書文書総合管理システムに文書管理事項を記録し、保存する。
保存期間が一年未満の到達した電子文書文書総合管理システムにその件名、第三十八条第一項の分類記号、第四十八条第一項の保存期間その他所要事項を記録する。
(平一五規則一二五・追加)
第二節 文書の収受及び配布
(平一五規則一二五・節名追加)
(本庁に到達した文書の取扱い)
第十三条 組織規程第四条の本庁に到達した文書(局に直接到達した文書を除く。)は、文書課長が受領するものとする。
2 文書課長は、前項の規定により受領した文書のうち知事、副知事又は都宛ての文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。
3 文書課長は、第一項の規定により受領した文書(知事又は副知事宛ての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を局の庶務主管課長に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に知事又は副知事の閲覧を受けるものとする。
4 文書課長は、第一項の規定により受領した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。
番号文 書 の 種 別処 理 方 法
知事又は副知事宛ての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書封筒に別記第三号様式による東京都収受印(以下「都収受印」という。)を押し、親展(秘)文書送付簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、政策企画局総務部長に配布する。
書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明、代金引換及び特別送達の取扱いを含む。以下この項において同じ。)又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成十四年法律第九十九号)第二条第六項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第九項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第二項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留扱いに準ずるものとして知事が定めるものによる文書(以下「書留扱い等による文書」という。)イ 封筒(開封したものにあっては、文書の余白)に都収受印を押し、文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、局の庶務主管課長に配布する。
ロ 開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているものについては、イの処理をするほか、封筒の余白に金額(紙幣以外の金券にあっては、その種類及び数。以下同じ。)を記載して収受事務担当者の確認印を押す。
開封した文書のうち、収受の日時が権利の得喪にかかわると認められるものイ 文書の余白に都収受印を押し、到達日時を明記して、収受事務担当者の確認印を押し、文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、局の庶務主管課長に配布する。
ロ 差押通知書、債権譲渡通知書等(給与に係る文書を除く。)局の庶務主管課長に配布する場合には、会計管理者を経由する。
開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているもの(第二号に該当するものを除く。)文書の余白に都収受印を押し、金額を記載して収受事務担当者の確認印を押し、文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、局の庶務主管課長に配布する。
開封した文書のうち、第二号から前号までに該当しないもの文書の余白に都収受印を押し、局の庶務主管課長に配布する。
知事、副知事又は都宛ての文書以外の文書(第二号に該当するものを除く。)開封しないでそのまま局の庶務主管課長に配布する。
5 二以上の局に関連する文書は、文書課長がその正本を最も関係の深い局の庶務主管課長に配布し、その写しをその他の局の庶務主管課長に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白及び文書授受簿に記載し、受領印を押させるものとする。
(平一二規則三六九・平一三規則一三一・平一五規則一八一・平一六規則一三一・平一九規則五〇・平二〇規則六三・平二六規則一一五・平二七規則一・一部改正)
(局の庶務主管課における文書の取扱い)
第十四条 局の庶務主管課長は、局に到達した局長宛て又は局宛ての文書(主務課に直接到達した文書及び親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。
2 局の庶務主管課長は、局に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)を次の表に定めるところにより処理するものとする。ただし、局に到達した知事又は副知事宛ての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書については、開封しないでそのまま文書課長に回付するものとする。
番号文 書 の 種 別処 理 方 法
親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、主務課長(所長(所の長をいう。以下同じ。)宛ての文書については、当該所の庶務主管課長。以下この条において同じ。)又は名宛人の属する課の長に配布する。
書留扱い等による文書イ 文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、主務課長に配布する。
ロ 開封した文書(文書課から開封して配布された文書を含む。次号及び第四号において同じ。)のうち、現金又は金券が添付されているものについては、イの処理をするほか、封筒の余白に金額を記載して文書主任の確認印を押す。ただし、文書課から開封して配布されたものについては、金額の記載は必要としない。
開封した文書のうち、収受の日時が権利の得喪にかかわると認められるものイ 文書の余白に到達日時を明記して文書主任の確認印を押し、文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、主務課長に配布する。ただし、文書課から開封して配布された文書については、到達日時の記載及び文書主任の確認印の押印は必要としない。
ロ 差押通知書、債権譲渡通知書等(文書課から開封して配布された文書を除く。)については、イの処理をするほか、その写しを会計管理者に送付する。
開封した文書のうち、現金又は金券が添付されているもの(第二号に該当するものを除く。)文書の余白に金額を記載して文書主任の確認印を押し、文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、受領印を押させた上、主務課長に配布する。ただし、文書課から開封して配布された文書については、金額の記載は必要としない。
前各号に該当しない文書そのまま主務課長に配布する。
3 局の二以上の課に関連する文書は、局の庶務主管課長がその正本を最も関係の深い課の長に配布し、その写しをその他の課の長に配布するとともに、その旨をそれぞれの文書の余白及び文書授受簿に記載し、受領印を文書授受簿に押させるものとする。
(平一五規則一八一・平一九規則五〇・平二七規則一・一部改正)
(所に到達した文書の取扱い)
第十五条 所に到達した文書の取扱いについては、前条の規定を準用する。この場合において、同条中「局」とあるのは「所」と、「局長」とあるのは「所長」と、「文書課長」とあるのは「局の庶務主管課長」と、「文書主任」とあるのは「文書取扱主任」と、「文書課」とあるのは「文書課又は局の庶務主管課」と読み替えるものとする。
(主務課における文書の取扱い)
第十六条 主務課長は、主務課に到達した文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。
2 主務課長は、主務課に到達した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。
番号文 書 の 種 別処 理 方 法
親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、名宛人に受領印を押させた上、引き渡す。
第四十八条第一項の規定により定めた保存期間が一年以上の文書( 名宛人の表示がないものを除く。)文書の余白に別記第四号様式による収受印を押し、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該文書に係る文書管理事項を記録して、当該文書の事務担当者に引き渡す。
第四十八条第一項の規定により定めた保存期間が一年未満の文書文書の余白に別記第四号様式による収受印を押して、当該文書に係る事務担当者に引き渡す。
3 主務課長は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。
一 収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書(文書課又は局若しくは所の庶務主管課から開封して配布された文書を除く。)の場合 文書の余白に到達日時を明記して文書主任又は文書取扱主任の確認印を押す。
二 差押通知書、債権譲渡通知書等(文書課又は局若しくは所の庶務主管課から開封して配布された文書(給与に係る文書を除く。)を除く。)の場合 前号に定める処理のほか、当該文書の写しを会計管理者に送付する。
三 現金又は金券が添付されている文書の場合 文書の余白に金額を記載し、文書主任又は文書取扱主任の確認印を押す。ただし、文書課又は局若しくは所の庶務主管課から開封して配布された文書については、金額の記載は必要としない。
4 事務担当者は、第二項の規定による文書の引渡しを受けたときは、当該文書の余白に第三十八条第一項の規定により定めた分類記号及び第四十八条第一項の規定により定めた保存期間を記載するものとする。
(平一五規則一二五・平一九規則五〇・平二七規則一・一部改正)
(ファクシミリの利用による収受)
第十七条 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第十三条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。
2 ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。
(平一二規則三六九・平一四規則一二八・一部改正、平一五規則一二五・全改)
(文書配布の方法)
第十八条 文書主任又は文書取扱主任は、定時に、文書課又は庶務主管課において文書の配布を受けるものとする。
(親展文書)
第十九条 知事又は副知事宛ての親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書が知事又は副知事の閲覧後に引き渡されたときは、政策企画局総務部長は、遅滞なく文書課長に当該文書を回付するものとする。
2 文書課長は、前項の規定による文書の回付を受けたときは、第十三条第四項の表第二号から第五号まで及び同条第五項の規定の例により処理するものとする。
(平一二規則三六九・平一三規則一三一・平一六規則一三一・平二〇規則六三・平二六規則一一五・平二七規則一・一部改正)

第三章 文書の作成等

(起案の方法)
第二十条 起案は、次項及び第二十一条に規定する場合並びに別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書総合管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案用紙(別記第五号様式)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。
3 前二項の規定にかかわらず、第十三条から第十七条までの規定により処理した文書に基づいて起案をする場合で、事案の内容が軽易であるときは、当該文書の余白を利用して起案を行うことができる。
(平一二規則三六九・平一四規則一二八・平一五規則一二五・一部改正)
(起案文書の作成)
第二十条の二 起案文書には、事案の内容を公文書の作成に用いる文の用語、用字等について別に知事が定める基準に従い、平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。
2 起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。
3 電子起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公報登載」、「官報登載」、「令規集収録」、「公印省略」等の注意事項及び「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を文書総合管理システムに記録するものとする。
4 書面起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公報登載」、「官報登載」、「令規集収録」、「公印省略」等の注意事項を起案用紙の回付・施行上の注意欄に、「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を起案用紙の文書の取扱い欄に表示するものとする。
(平一五規則一二五・追加)
(特例起案帳票)
第二十一条 第二十条第一項及び第二項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案については、起案用紙と異なる用紙(以下「特例起案帳票」という。)を用いて行うことができる。
2 特例起案帳票は、次の各号に掲げる場合について、それぞれ当該各号に掲げる手続により定めるものとする。
一 主務課において使用する場合 局の庶務主管課長の承認を得て、主務課長が定める。
二 局において共通に使用する場合 局の庶務主管課長の承認を得て、当該特例起案帳票に係る事案を主管する課長が定める。
三 二以上の局において共通に使用する場合 当該特例起案帳票に係る事案を主管する局の庶務主管課長の承認を得て、当該事案を主管する課長が定める。
3 前項の規定により特例起案帳票を定めた場合において、主務課長又は当該特例起案帳票に係る事案を主管する課長は、文書課長にその様式を通知するものとする。
4 文書課長は、前項の規定による通知を受けた場合においては、当該通知に係る特例起案帳票について、登録番号を付して登録し、当該通知をした主務課長又は当該特例起案帳票に係る事案を主管する課長にその登録番号を通知するものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
(発信者名)
第二十二条 決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書等(以下「庁外文書等」という。)の発信者は、知事名を用いる。ただし、文書等の性質又は内容により特に必要がある場合又は軽易な事案で知事名を用いる必要がない場合は、この限りでない。
2 対内文書その他の文書等(庁外文書等以外の文書に限る。以下「対内文書等」という。)の発信者は、その事案の軽重により局長名、部長名、所長名又は課長名を用いる。
3 前二項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、都名、局名、部名、課名又は所名を用いることができる。
4 第二項に規定する場合において、対内文書等の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。
(平一二規則三六九・平一五規則一二五・平一九規則五〇・平二〇規則六三・一部改正)
(事務担当者の表示)
第二十三条 前条の規定により発信する文書等には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書等の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
(起案文書の登録等)
第二十四条 起案文書を作成した場合、その事務担当者は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該起案文書に係る文書管理事項を記録するものとする。
2 特例管理帳票に文書管理事項を記録した収受文書に基づいて起案をする場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を起案文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。
(平一二規則三六九・平一五規則一二五・一部改正)
(決定関与の方式)
第二十五条 事案の決定に当たり、審議、審査又は協議(以下「決定関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決定関与をする者(以下「決定関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して、文書総合管理システムにより決定関与した旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式(以下「電子関与方式」という。)又は決定関与者の署名若しくは押印を求める方式(以下「書面関与方式」という。)により行うものとする。
2 起案文書の回付に当たっては、審議は協議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司(課長代理が決定する事案にあっては、当該事案の決定権者)が決定又は決定関与を行う前に行うものとする。ただし、知事が決定する事案における副知事の審議は知事の決定の直前に、局長が決定する事案における次長、技監、危機管理監又は道路監の審議は局長の決定の直前に行うものとする。
3 起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。
4 第一項の規定にかかわらず、電子関与方式又は書面関与方式によることが適当でないときは、当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決定関与を行うことができる。
5 会議方式により決定関与を行った上で事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記載した文書又は電磁的記録を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。
(平一二規則三六九・平一五規則一二五・平二七規則一・一部改正)
(審査)
第二十六条 次の表の上欄に掲げる事案(労働委員会事務局及び収用委員会事務局に係る事案を除く。)に係る起案文書の審査については、同表下欄に掲げる者が行うものとする。
知事が決定する事案(別に知事が定めるところにより、あらかじめ範囲を定めて、副知事に知事の決定権が委譲された事案を含む。)文書課長並びに主管に係る文書主任及び文書取扱主任
局長が決定する事案文書主任及び主管に係る文書取扱主任
部長が決定する事案主管に係る文書取扱主任(文書主任を置く課にあっては、文書主任)
課長又は課長代理が決定する事案文書取扱主任(文書主任を置く課にあっては、文書主任)
東京都公報(特定調達公告版を除く。第三項において同じ。)に登載すべき事項に係る事案文書課長及び文書主任(文書主任にあっては、事案の性質に応じ局長が特に必要と認めた場合に限る。)
法規の解釈に関する事案文書課長及び文書主任
東京都公報の特定調達公告版に登載すべき事項に係る事案文書主任
2 前項の規定により、次の表の上欄に掲げる者の審査の対象とされた事案に係る起案文書について至急に審査を行う必要がある場合において当該事案について審査を行う者が不在であるときは、同表下欄に掲げる者が審査を行うものとする。
文書課長文書課長があらかじめ指定する課長代理
文書主任及び文書取扱主任課長が文書事務をつかさどる係員のうちからあらかじめ指定する者(文書課にあっては、文書課長があらかじめ指定する課長代理)
3 文書課長は、東京都公報に登載すべき事項に係る定例的な事案に係る起案文書の審査を、文書課長があらかじめ指定する課長代理に行わせることができる。
4 第一項及び前項の規定により審査を行う者は、自己の審査の対象とされた事案に係る起案文書の審査について自己の指揮監督する職員のうちから指定した者に審査の補助を行わせることができる。
5 第一項の規定にかかわらず、課長代理が決定する事案において、文書主任又は文書取扱主任である課長代理自らが決定権者である場合は、当該事案の審査については、課長が文書事務をつかさどる係員のうちからあらかじめ指定する者(文書課にあっては、文書課長があらかじめ指定する課長代理)が行うものとする。
(平一三規則一三一・平一五規則一二五・平一六規則二九八・平一九規則五〇・平二〇規則六三・平二二規則一四六・平二七規則一・一部改正)
(回付)
第二十七条 電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(文書総合管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。
2 前項の規定にかかわらず、電子回付方式による協議については、協議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。
3 書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。
4 前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。
5 第一項の規定にかかわらず、起案者は、電子回付方式により起案文書の回付を行っている場合において、主務課長が電子決定方式による決定又は電子関与方式による決定関与を書面決定方式による決定又は書面関与方式による決定関与に変更することが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案方式によるものから書面起案方式によるものに変更することができる。この場合において、電子起案方式による起案文書に係る事案の内容を文書総合管理システムを利用して紙に記録した文書は、当該事案に係る書面起案方式による起案文書とみなす。
(平一五規則一二五・全改)
(起案文書の回付に係る事案の検討)
第二十八条 決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡するものとする。
(決定後の処理)
第二十八条の二 起案文書(特例管理帳票によるものを除く。)の事務担当者は、当該事案が決定したとき(書面決定方式による事案で、施行を伴うものを除く。)及び施行が完了したときに、文書総合管理システムに文書管理事項を記録するものとする。
(平一五規則一二五・追加)
(廃案の通知等)
第二十九条 回付中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、起案者は、その旨を既に決定関与を終了した決定関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。
2 起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録しておくものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
(供覧)
第三十条 供覧文書は、電子回付方式又はその宛先欄に「供覧」の表示をした起案用紙による書面回付方式により回付するものとする。ただし、軽易なもの(電子文書を除く。)については、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設けて回付することができる。
2 供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回付する場合には、文書総合管理システム又は特例管理帳票に文書管理事項を記録するものとする。
3 特例管理帳票に文書管理事項を記録した収受文書を供覧する場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を供覧文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。
4 起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、文書総合管理システム又は起案用紙の決定後供覧欄を用いて回付すること(以下「決定後供覧」という。)ができる。
5 第二十五条第三項及び第二十七条の規定は、第一項及び前項の場合について準用する。
6 供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回付が終了した場合は、文書総合管理システムに文書管理事項のうち回付の終了に係る事項を記録するものとする。
(平一二規則三六九・平一四規則一二八・平一五規則一二五・平二七規則一・一部改正)
(資料文書等の登録等)
第三十一条 主務課長は、資料文書で第四十八条第一項の規定により定めた保存期間が一年以上のもの、帳票、図画、写真又はフィルムを作成し、又は取得した場合においては、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該文書等に係る文書管理事項を記録するものとする。
2 主務課長は、必要に応じ前項の文書等を文書総合管理システムに記録し、保存するものとする。
3 主務課長は、資料文書(電子文書を除く。)、図画、写真及びフィルムについて、その余白等に第三十八条第一項の規定により定めた分類記号、作成し、又は取得した年月日及び第四十八条第一項の規定により定めた保存期間を記録するものとする。
(平一二規則三六九・平一四規則一二八・平一五規則一二五・一部改正)
(処理の促進)
第三十二条 ファイル責任者は、文書総合管理システム又は特例管理帳票によって、第四十二条第一項及び第二項の規定による引継ぎがされていない文書等の処理状況を把握し、その処理の促進を図らなければならない。
(平一五規則一二五・平成二一規則三五・一部改正)
(処理状況の調査等)
第三十三条 庶務主管課長は、必要があると認めるときは、文書等の処理状況を調査し、又は主務課長から文書等の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき主務課長に指示をすることができる。
(浄書及び照合)
第三十四条 電子決定方式により決定された事案を施行する場合(文書総合管理システム又は情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行に用いようとする文書等(以下この条において「施行文書」という。)を浄書(起案文書の浄書に係る事項の文書総合管理システムへの入力又は情報処理システムにより送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(文書総合管理システムに入力した事項又は送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、その旨を文書総合管理システムに記録するものとする。
2 書面決定方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、照合した者は、当該起案文書の浄書照合欄に署名し、又は押印するものとする。
(平一五規則一二五・全改)
(公印及び電子署名)
第三十五条 次項に規定する文書を除き、前条の規定による照合を終了した施行に用いる文書には、東京都公印規程(昭和二十八年東京都規則第百五十八号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。
2 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。 3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務局長が別に定める。
(平一四規則一二八・平一五規則一二五・一部改正)
(発送)
第三十六条 施行に用いる文書等(以下「施行文書」という。)の発送は、文書総合管理システムによる送信、情報処理システムによる送信、使送、郵便による送付、信書便による送付、集配等に区分して行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、施行文書のうち総務局長が別に定めるものの発送については、文書総合管理システム及び情報処理システムによる送信の方法により行ってはならない。
3 施行文書のうち第五十七条第一項の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。
4 第一項の規定により施行文書を発送した者は、電子決定方式によるものにあってはその旨を文書総合管理システムに記録し、書面決定方式のものにあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。
(平一五規則一二五・平一五規則一八一・一部改正)
第三十七条 削除
(平一五規則一二五)

第四章 文書等の整理及び保存

第一節 通則
(分類の基準及び分類記号)
第三十八条 主務課長は、文書等の整理に当たって、局の庶務主管課長の承認を得て、事務の性質、内容、第四十八条第一項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号( 以下「 分類記号」 という。)を定めるものとする。
2 前項の分類の基準は、原則として、大項目、小項目及び細項目から成る階層構造によるものとする。
3 分類記号は、前項の細項目ごとに定めるものとする。
4 第一項の場合において、同種の事務を取り扱う所又は課が多数あるときは、当該所又は課を所管する局の庶務主管課長は、それらの所又は課における共通の分類の基準及び分類記号を定めることができる。
(電子文書の整理及び保存)
第三十八条の二 電子文書は、文書総合管理システムにより整理し、及び保存するものとする。
(平一五規則一二五・追加)
(文書等の整理)
第三十九条 文書等(電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。)は、必要に応じて利用することができるように、分類記号別に、かつ、一件ごとに整理しておくものとする。
2 前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある二以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、分類記号を異にするものについては主たる文書等の分類記号により整理するものとする。
3 ファイル責任者は、前項の規定により文書等を整理するときは、主たる文書等の分類記号により整理した旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録するものとする。
4 第二項の規定により文書等を整理する場合で、文書主任又は文書取扱主任が特に必要があると認めるときは、一群の文書等として編集、製本等をして整理することができる。
(平一五規則一二五・平二〇規則六三・一部改正)
(事務室内における保存)
第四十条 主務課長は、文書等の保存に当たって、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
2 主務課長は、文書等の事務室内における保存について、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。
3 主務課長は、前項の規定により保存をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。
4 主務課長は、その所属する課の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の用具に文書等を保存することができる。
(平二〇規則六三・一部改正)
(文書等の常用)
第四十一条 主務課長は、その所属する課で常時利用する必要があると認める文書等を指定することができる。
2 ファイル責任者は、前項の規定による指定があった文書等(以下「常用文書」という。)が電子文書である場合は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録するものとする。
3 ファイル責任者は、常用文書が電子文書以外のものである場合は、当該常用文書に常用文書である旨の表示をするとともに、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該常用文書に係る文書管理事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、別に知事が定めるところによる。
(平一五規則一二五・一部改正)
第二節 文書等の引継ぎ等
(引継ぎ等)
第四十二条 ファイル責任者は、文書総合管理システムにより使用を終了した電子文書の引継ぎを行うものとする。
2 事務担当者は、使用を終了した文書等(電子文書を除く。以下この条から第四十四条までにおいて同じ。)をファイル責任者に引き継ぎ、自己の手元に置かないものとする。
3 ファイル責任者は、前項の規定による引継ぎを受けた文書等(第四十八条第一項の規定により定めた保存期間が一年未満であるものを除く。)に係る文書管理事項を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、第四十条第二項に規定する書棚等の適切な用具に収納して保存するものとする。
4 前項の規定による保存は、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
(移換え等)
第四十三条 前条第四項の場合において、文書等を職務上作成し、又は取得した会計年度においては利用しやすい場所に保存し、その翌会計年度においては場所の移換えをするなど、適切な措置を講ずるものとする。
2 常用文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保存している時点の会計年度の文書等と併せて保存するものとする。
3 会計年度の末に作成した起案文書(電子文書を除く。)で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第一項に規定する移換えを行わないものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
(保存箱への保存等)
第四十四条 主務課長は、事務室内において保存している文書等を、当該保存を開始した日の属する会計年度の翌々会計年度以降にあっては、分類記号別又は第四十八条第一項の保存期間ごとに保存箱へ収納し、書庫等に保存するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、総務局長が適当と認めた文書等は、総務局長が一括して保存することができる。
3 第一項の場合において、第三十九条第四項の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその分類記号又は第四十八条第一項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の分類記号及び第四十八条第一項の保存期間により保存するものとする。
(文書等の一覧の管理等)
第四十五条 総務局長は、文書総合管理システムに文書管理事項を記録した文書等の一覧を管理するものとする。
2 特例管理帳票は、主務課において保存し、整理しておくものとする。
(平一四規則一二八・一部改正、平一五規則一二五・全改・平一九規則五〇・平二一規則三五・一部改正)
第三節 文書等の保存期間
(保存期間の種別)
第四十六条 文書等の保存期間の種別は、次の六種とする。
長期
十年
五年
三年
一年
一年未満
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については当該法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。
3 局長は、文書等の保存期間が前二項の規定により難いと認めるときは、総務局長の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。
(平一三規則二〇二・平一九規則五〇・平成二一規則三五・一部改正)
(文書保存期間表の作成等)
第四十七条 文書等の保存期間は、法令等の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
2 文書等の保存期間の基準は、前条第一項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。
3 局長は、前項の基準に基づき、その所管する局の文書等に係る文書保存期間表(以下「文書保存期間表」という。)を定めるものとする。
4 総務局長は、局の各課に共通する事務に関して、文書保存期間表の作成に資する資料を作成し、出納長及び局長に提供するものとする。
    (平一九規則五〇・一部改正)
(保存期間の設定)
第四十八条 主務課長は、文書保存期間表に従い、その所管する課の文書等の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該文書等を保存するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、局の庶務主管課長の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。
3 第一項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。
一 第一項の保存期間が一年未満の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日から起算して一年未満の期間内において事務遂行上必要な期間の終了する日
二 第一項の保存期間が前号に掲げる保存期間以外の文書等 当該文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日
4 前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものの第一項の保存期間が満了する日は、前項第二号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日から起算して一年を経過した日とする。
5 前二項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。
(長期保存文書の公文書館長への引継ぎ)
第四十九条 主務課長は、前条第一項の規定により定めた保存期間が長期の文書等(以下「長期保存文書」という。)のうち、電子文書について、職務上作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌々会計年度の初日から九年を経過する会計年度の初めまでの間(以下「長期文書引継期間」という。)に文書総合管理システムにより公文書館の長(以下「公文書館長」という。)に引き継ぐものとする。
2 主務課長は、長期保存文書のうち、電子文書以外のものについて、長期文書引継期間に公文書館長に当該文書等を引き継ぐものとする。
3 前二項の規定にかかわらず、長期文書引継期間を経過後において引き続き第四十一条の規定による常用文書に指定されている長期保存文書については、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌々会計年度の初めに公文書館長に引き継ぐものとする。
(平一五規則一二五・平一九規則五〇・一部改正)
第四節 文書等の利用
(電子文書の利用等)
第四十九条の二 主務課長は、職員の利用に供するため、文書総合管理システムに記録した文書等の公開件名その他総務局長が定める事項を当該システムを利用して職員に提供するものとする。
2 主務課長は、当該課の所掌に係る電子文書(第五十七条第一項の規定により秘密文書として指定したものを除く。)を当該課の職員が利用できるようにするものとする。
(平一五規則一二五・追加)
(事務室内の保存文書等の利用)
第五十条 主務課の職員は、事務室内において保存されている文書等(電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。)を利用するため第四十条第二項の書棚等の適切な用具から持ち出そうとするときは、ファイル責任者にその旨を申し出るものとする。
2 主務課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
(保存箱の文書等の利用)
第五十一条 主務課の職員は、第四十四条第一項の規定により保存箱に収納されている文書等を利用しようとするときは、ファイル責任者にその旨を申し出るものとする。
2 前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。
3 主務課の職員は、前項の規定により利用した文書等を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。
(主務課の職員以外の職員の文書等の利用)
第五十二条 主務課の職員以外の職員が当該課の保存に係る文書等を利用しようとするときは、当該課のファイル責任者にその旨を申し出るものとする。
2 前項の規定による申出があったときは、ファイル責任者は、主務課長の承認を得て、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。
3 ファイル責任者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の利用状況が明らかになるようにしておくものとする。
(平一五規則一二五・一部改正)
第五節 文書等の廃棄
(文書等の廃棄)
第五十三条 主務課長は、文書等がその保存期間を満了したとき(第四十八条第二項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、当該文書等を廃棄するものとする。
2 主務課長は、保存期間が満了する日の前に文書等(保存期間が一年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合において、局の庶務主管課長の承認を得なければ、当該文書等を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決定において、その特別の必要を明らかにするものとする。
3 主務課長は、前二項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。
4 前項の場合において、主務課長は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に廃棄する旨を記録し、廃棄する文書等の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。
5 第一項又は第二項の規定により文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録した文書管理事項は、第三項の起案文書を廃棄する際に、文書総合管理システム又は特例管理帳票から削除するものとする。
6 主務課長は、第二項の規定により起案文書を廃棄しようとするときは、あらかじめその件名を公文書館長に通知するものとする。ただし、第四十八条第一項の保存期間が一年の起案文書の場合は、この限りでない。
(平一五規則一二五・一部改正)
(公文書館長への引継ぎ)
第五十四条 公文書館長は、長期保存文書以外の文書等で公文書館において保存する必要があると認めるものがある場合には、主務課長に当該文書等の引継ぎを求めることができる。
2 主務課長は、前項の規定により公文書館長から文書等の引継ぎを求められたときは、その文書等が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。
3 公文書館長は、第四十九条の規定による引継ぎを受けた文書等にあってはその作成後三十年、前項の規定による引継ぎを受けた文書等で引継ぎを受けて会計年度を経過したものについては、その文書等の歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、公文書館において引き続き保存する必要があるか否かを決定することができる。
4 公文書館長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書等及びマイクロフィルムに撮影した文書で保存する必要がないと認めるものについては、当該文書等を廃棄するものとする。この場合において、長期保存文書にあっては、当該文書等に係る主務課の長の承認を得なければならない。
5 公文書館長は、前項の規定により文書等を廃棄した場合には、当該文書等を廃棄した旨を当該文書等に係る主務課の長に通知するものとする。ただし、長期保存文書を廃棄した場合は、この限りでない。
(平一五規則一二五・平一九規則五〇・一部改正)
(文書等の滅失等)
第五十五条 主務課長は、文書等を滅失し、又はき損したときは、その旨を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、その年月日、当該文書等の分類記号、件数、原因その他必要な事項を局の庶務主管課長に通知するものとする。ただし、保存期間が一年及び一年未満の文書等については、この限りでない。
(平一五規則一二五・一部改正)
(廃棄の方法)
第五十六条 主務課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、消去、焼却、細断等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書等に東京都情報公開条例(平成十一年東京都条例第五号。以下「情報公開条例」という。)第七条各号に規定する非開示情報、東京都個人情報の保護に関する条例(平成二年東京都条例第百十三号。以下「個人情報保護条例」という。)第二条第二項に規定する個人情報及び東京都特定個人情報の保護に関する条例(平成二十七年東京都条例第百四十一号。以下「特定個人情報保護条例」という。)第二条第七項に規定する特定個人情報が記録されているときは、当該情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。
(平一五規則一二五・平二七規則一九八・一部改正)

第五章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定等)
第五十七条 主務課長は、その所管する課の文書等について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。
2 主務課の職員は、その所属する課の文書等の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について主務課長の指示を受けるものとする。
(実施細目の制定)
第五十八条 局長は、知事が別に定める基準に従い、秘密文書として指定すべき文書等の実施細目を定めるものとする。
(平一九規則五〇・一部改正)
(秘密文書等の表示)
第五十九条 秘密文書(電子文書に限る。)には、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものであること又は当該時期を限るもの(以下「時限秘の秘密文書」という。)であることを文書総合管理システムに記録するものとする。
2 秘密文書(電子文書を除く。以下この項において同じ。)で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、時限秘の秘密文書にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとし、文書総合管理システム又は特例管理帳票に当該秘密文書の指定等に係る事項を記録するものとする。ただし、秘密文書の形態等により、当該秘密文書への表示が困難なものについては、別に知事が定めるところによる。
3 前二項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録し、及び当該秘密文書(電子文書を除く。)に明記するものとする。
(平一四規則一二八・一部改正、平一五規則一二五・全改)
(秘密文書の指定の解除)
第六十条 主務課長は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は情報公開条例第七条若しくは第九条の規定に基づき当該秘密文書の開示の決定があったときは、第五十七条第一項の指定を解除するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第五十七条第一項の指定が解除されたものとみなす。
3 主務課長は、秘密文書について、個人情報保護条例第十四条第一項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有個人情報を開示する旨の決定があったとき、又は特定個人情報保護条例第二十八条第一項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有特定個人情報を開示する旨の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第五十七条第一項の指定を解除するものとする。
(平一七規則九六・平二七規則一九八・一部改正)
(秘密文書の取扱い)
第六十一条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。
2 前条第一項の規定により指定を解除した文書等(同条第二項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。以下「指定解除文書等」という。)のうち電子文書については、ファイル責任者は、第五十九条第一項に規定する文書総合管理システムの記録を削除するものとする。
3 指定解除文書等(電子文書を除く。)については、第五十九条第二項に規定する表示を抹消するものとする。この場合(前条第二項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等の場合を除く。)において、ファイル責任者は、文書総合管理システム又は特例管理帳票に記録した当該秘密文書の指定等に係る記録を削除するものとする。
(平一四規則一二八・平一五規則一二五・平二〇規則六三・一部改正)
(秘密文書の作成、配布等)
第六十二条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。
2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。
3 前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
(秘密文書の保管)
第六十三条 主務課長は、秘密文書が電子文書である場合には、文書総合管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。
2 主務課長は、秘密文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)を第四項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。
3 前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課の長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。
4 秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。
(平一五規則一二五・一部改正)

第六章 補則

(長期保存文書等の保存、利用及び廃棄)
第六十四条 公文書館長に引き継がれた文書等の保存、利用及び廃棄については、この規則に定めるもののほか、知事が別に定めるところによる。
(平一五規則一二五・一部改正)
(課を置かない部等の特例)
第六十五条 課を置かない局の部については、当該部は課と、当該部の庶務をつかさどる課長相当の職にある者は課長とみなす。
2 課を置かない所については、当該所は課と、当該所の庶務をつかさどる課長相当の職にある者は課長とみなす。
3 課でその長を置かないものにあっては、当該課の庶務をつかさどる課長相当の職にある者は、課長とみなす。
4 病院等の事務室は、所又は課とみなす。
(平二二規則一四六・一部改正)
(東京都行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例の適用除外)
第六十六条 この規則の規定による手続その他の行為については、東京都行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成十六年東京都条例第百四十七号)第四条及び第六条の規定は、適用しない。
(平一六規則二九八・追加)
(委任)
第六十七条 この規則に規定するもののほか、この規則の施行について必要な事項は、別に知事が定める。
(平一六規則二九八・旧第六十六条繰下)

附 則

(施行期日)
1 この規則は、平成十二年一月一日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 施行日前に職務上作成し、又は収受し、東京都文書管理規程を廃止する規程(平成十一年東京都訓令第七十一号)による廃止前の東京都文書管理規程(昭和六十年東京都訓令第五号。以下「旧規程」という。)第八条第二項第三号又は第九条第一項の文書管理カード又は特例管理帳票に所要事項を記載した文書の管理(旧規程第十条第一項のパソコンによる文書管理を含む。第五項及び第十項において「文書管理カード等による文書管理」という。)については、この規則の規定にかかわらず、なお旧規程に定める方法による。
3 施行日以後平成十一年度内に職務上作成した起案文書の管理については、この規則の規定にかかわらず、なお旧規程に定める方法による。
4 前二項の規定にかかわらず、当該各項に規定する文書のうち平成十一年度内に職務上作成し、又は収受した文書について、主務課長は、局の庶務主管課長の承認を得て、この規則に規定する方法により管理することができる。この場合においては、当該各項に規定する文書の双方ともに、この規則に規定する方法により管理するものとする。
5 施行日前に文書管理カード等による文書管理をしていない文書等で、主務課長が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、又は取得したものとみなす。
6 第十二条第三項(同条第四項において準用する場合を含む。)の規定にかかわらず、施行日以後平成十一年度内の文書等(起案文書及び特例管理帳票に所要事項を記録する文書等を除く。)の文書番号は、第一万号から一連番号により付し始めるものとする。ただし、第四項及び次項の場合は、この限りでない。
7 第三項の場合のほか、この規則の文書管理台帳に係る規定にかかわらず、主務課長は、局の庶務主管課長の承認を得て、文書管理台帳への記録に代えて旧規程第八条第二項第三号の文書管理カード(旧規程第十条第一項の規定によるパソコンに入力し、記録する方法を含む。)により文書等の管理を記録することができる。
8 第三項及び前項の場合のほか、主務課長は、起案文書以外の文書等について、この規則の文書管理台帳、文書記号、文書番号、分類記号及び保存期間に係る規定にかかわらず、局の庶務主管課長の承認を得て、これらの事項による管理の方法に代わる方法として適当であると認められる特別の管理の方法によって管理をすることができる。
9 前二項の場合において、局の庶務主管課長は、承認をした旨を速やかに文書課長に通知するものとする。
10 施行日前に文書管理カード等による文書管理をしていない文書等で、施行日に現に旧規程第四十四条第二項の規定により総務局長が適当と認め、一括して保存しているものについては、この規則による管理の方法に係る規定にかかわらず、総務局長が定めた当該文書等の保存の方法によるものとする。
11 この規則の施行の際、旧規程別記第七号様式甲による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、この規則別記第五号様式甲による用紙に代えて、なお使用することができる。
   附 則(平成一二年規則第三六九号)
 この規則は、公布の日から施行する。
   附 則(平成一三年規則第一三一号)
 この規則は、平成十三年四月一日から施行する。
   附 則(平成一三年規則第二〇二号)
 この規則は、平成十三年七月一日から施行する。
   附 則(平成一四年規則第一二八号)
(施行期日)
1 この規則は、平成十四年四月一日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 施行日前に職務上作成し、又は収受し、この規則による改正前の東京都文書管理規則(以下「改正前の規則」という。)第十条第一項又は第十一条第一項の文書管理台帳又は特例管理帳票に所要事項を記載した文書等の管理(改正前の規則第十一条第二項のパソコンによる文書管理を含む。以下「文書管理台帳等による文書管理」という。)については、この規則による改正後の東京都文書管理規則の規定にかかわらず、なお従前の例による。
3 施行日前に文書管理台帳等による文書管理をしていない文書等で、主務課長が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、取得したものとみなす。
   附 則 (平成一五年規則第一二五号)
(施行期日)
1 この規則は、平成十五年四月一日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 施行日前に職務上作成し、又は収受し、この規則による改正前の東京都文書管理規則(以下「旧規則」という。)第十条第一項の特例管理帳票又は第十一条第三項の文書管理台帳に所要事項を記録した文書等(以下「改正前文書等」という。)に係る事案の決定、管理、収受、起案、決定関与、回付その他の文書等の取扱い(以下「文書管理等」という。)については、この規則による改正後の東京都文書管理規則(以下「新規則」という。)の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。
3 前項の規定にかかわらず、平成十三年度及び平成十四年度の改正前文書等のうち、旧規則第十一条第二項の規定により文書管理台帳データベースにより管理していた文書等で、かつ、文書管理台帳データベースに記録していた当該文書等に係る事項を新規則による文書総合管理システムに移行したものに係る次に掲げる文書管理等については、新規則の規定による。
一 新規則第二十九条第二項の規定による廃案の記録
二 新規則第三十二条の規定による処理の促進
三 新規則第三十九条第三項の規定による文書等の整理
四 新規則第四十一条第三項の規定による常用文書の指定の記録
五 新規則第四十二条第三項の規定による文書等の引継ぎ
六 新規則第四十五条第一項の規定による保存期間別一覧の作成
七 新規則第四十九条の二第一項の規定による文書等の公開件名等の職員への提供(平成十四年度の文書等に限る。)
八 新規則第五十三条第四項及び第五項の規定による文書等の廃棄の記録
九 新規則第五十五条の規定による文書等の滅失等の記録
十 新規則第五十九条第二項及び第三項並びに第六十一条第三項の規定による秘密文書の指定等に係る事項の記録及び削除
4 文書総合管理システムの利用に必要な東京都高度情報化推進システムに接続されたパーソナルコンピュータが配備されていない課にあっては、当該事由が解消されるまでの間、当該課における文書管理等は、新規則の規定にかかわらず、なお従前の例による。
5 文書総合管理システムの利用に必要な東京都高度情報化推進システムに接続されたパーソナルコンピュータの配備が十分でない等の事由により、主務課長が文書総合管理システムによる文書管理等が困難であると認める課にあっては、当該事由が解消されるまでの間、当該課における文書管理等(新規則第八条の二の規定による文書等の管理を除く。)は、新規則の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。
6 前四項の規定にかかわらず、主務課長は、起案文書以外の文書等について、新規則の文書総合管理システムによる文書等の管理、文書記号、文書番号、分類記号及び保存期間に係る規定にかかわらず、局の庶務主管課長の承認を得て、これらの事項による管理の方法に代わる方法として適当であると認められる特別の管理の方法によって管理をすることができる。この場合において、局の庶務主管課長は、承認をした旨を速やかに文書課長に通知するものとする。
附 則(平成一五年規則第一八一号)
 この規則は、公布の日から施行する。
   附 則(平成一六年規則第一三一号)
 この規則は、公布の日から施行する。
   附 則(平成一六年規則第二四二号)
 この規則は、平成十六年八月一日から施行する。
附 則(平成一六年規則第二九八号)
 この規則は、平成十七年一月一日から施行する。
附 則(平成一七年規則第九六号)
この規則は、公布の日から施行する。平成十七年四月一日から施行する。
附 則(平成一七年規則第一三六号)
この規則は、平成十七年七月十六日から施行する。ただし、第二条第四号の改正規定中「並びに」の下
に「青少年・治安対策本部、」を加える部分は、同年八月一日から施行する。
   附 則(平成一八年規則第一一九号)
 この規則は、平成十八年四月一日から施行する。
附 則(平成一九年規則第五〇号)
1 この規則は、平成十九年四月一日から施行する。
2 この規則による改正前の東京都文書管理規則第四十八条第一項の規定により定めた保存期間が長期の文書等については、この規則による改正後の東京都文書管理規則第四十九条の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則(平成二〇年規則第六三号)
この規則は、平成二十年四月一日から施行する。
附 則(平成二一年規則第三五号)
この規則は、平成二十一年四月一日から施行する。
附 則(平成二二年規則第六六号)
この規則は、平成二十二年四月一日から施行する。
附 則(平成二二年規則第一四六号)
この規則は、平成二十二年七月一六日から施行する。
附 則(平成二六年規則第一一五号)
この規則は、平成二十六年七月一六日から施行する。
附 則(平成二七年規則第一号)
この規則は、平成二十七年四月一日から施行する。
附 則(平成二七年規則第二一号)
この規則は、平成二十七年四月一日から施行する。
附 則(平成二七年規則第二八号)
この規則は、平成二十七年四月一日から施行する。
附 則(平成二七年規則第一九八号)
この規則は、平成二十八年一月一日から施行する。
連絡先
東京都総務部文書課
電話 03-5388-2327
FAX 03-5388-1254
組織メールアドレス
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